19. April 2023

ECM und Migration sind untrennbar miteinander verbunden. IT-Systemlandschaften sind einem ständigen Wandel unterworfen, ebenso wie die Anforderungen, die an sie gestellt werden. Hinzu kommen neue oder veränderte Anforderungen durch Unternehmenswachstum, Umstrukturierungen und Fusionen von Unternehmen. Veränderungen in der Systemlandschaft haben in der Regel die Migration großer Dokumentenbestände von einem System in ein anderes zur Folge. Diese Bestände werden in der Regel von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) oder Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) verwaltet.

Migrationen sind fast immer mit Änderungen von Datenschemata, Metadaten und Formaten verbunden, was eine Konvertierung der vorhandenen Daten erfordert. Bei diesem Prozess sollten idealerweise auch Fehler korrigiert werden, die sich im Laufe der Jahre eingeschlichen haben. An dieser Stelle versprechen KI/ML-Technologien erhebliche Effizienz- und Qualitätsvorteile für Migrationsprojekte. Mit intelligenten Datenpipelines können diese Konvertierungs- und Korrekturprozesse automatisch durchgeführt werden. Die automatische Kategorisierung und Extraktion strukturierter Informationen zur Anreicherung oder Korrektur und Harmonisierung von Metadaten, die Harmonisierung des Vokabulars in Texten zur Herstellung der IDMP-Konformität und Dokumentenvergleiche zur Beseitigung von Redundanzen sind nur drei wichtige Beispiele für den Einsatz von KI in diesem Zusammenhang.

Zielt die Migration auf komponentenbasiertes Arbeiten (Structured Content Management, SCM), sind weitergehende Verfahren notwendig, um den manuellen Arbeitsaufwand gering zu halten. Beim SCM werden anstelle von Dokumenten strukturierte Inhalte, d.h. Abschnitte als Informationseinheiten, verwaltet. Deep-Learning-Verfahren sind in der Lage, nicht nur strukturelle, sondern auch semantische Informationen von Texten auszuwerten, um ähnliche Dokumente oder Dokumentabschnitte zu finden. Mit diesen Methoden können wiederverwendete Abschnitte über viele Dokumente hinweg erkannt und somit Komponenten aus Dokumentensammlungen redundanzfrei extrahiert und an ein SCM-System übergeben werden. 

Inconsult bietet nicht nur Dienstleistungen im Bereich Design, Konfiguration, Customizing sowie Migration von Enterprise Content Management (ECM) Systemen führender Hersteller an, sondern unterstützt Sie auch dabei, Migrationen dieser Systeme mit KI-Support so effizient wie möglich zu gestalten. Sprechen Sie uns an, unsere Experten Stefan Hoferer (Head of ECM) und Dr. Matthias Rüdiger (Head of AI) stehen Ihnen gerne zur Verfügung.