Dieser Artikel beleuchtet die Grenzen von Excel als Prozessmanagement-Tool und zeigt, welche Herausforderungen mit zunehmender Prozesskomplexität entstehen. In diesem Artikel erklären wir, warum Excel in der Anfangsphase kleiner Projekte oft sinnvoll ist, aber schnell an seine Grenzen stößt, wenn Prozesse komplexer werden und mehr Beteiligte ins Spiel kommen. Zudem erfahren Sie, wann es Zeit wird, auf spezialisierte Lösungen umzusteigen, und welche Vorteile diese für ein effizientes und sicheres Prozessmanagement bieten.

Warum werden so viele Prozesse in Excel abgebildet und warum macht das zu Anfang oft Sinn?

Excel ist eines der flexibelsten und am weitesten verbreiteten Tools im Arbeitsalltag. Der Einstieg ist einfach, die Software ist in nahezu jeder Organisation vorhanden und Anwender können schnell Tabellen erstellen, Daten erfassen und erste Prozessabläufe abbilden. Besonders in der Anfangsphase neuer Projekte oder bei kleineren Teams, die ohne großen IT-Aufwand starten möchten, ist Excel deshalb die naheliegende Wahl. Die einfache Bedienbarkeit und die Möglichkeit, Formeln und Makros zu nutzen, machen es zu einem „Schweizer Taschenmesser“.

Gerade bei überschaubaren und wenig komplexen Prozessen kann Excel durchaus effizient sein: Einfache To-Do-Listen, Datensammlungen und Workflow-Dokumentationen lassen sich schnell umsetzen und anpassen. Doch was zunächst als pragmatische Lösung erscheint, wird mit wachsender Prozesskomplexität oft zum Problem.

Was passiert mit zunehmender Komplexität der Prozesse und mehr Beteiligten?

Je größer und komplexer die Prozesse werden, desto deutlicher treten die Schwächen von Excel zutage. Die größte Herausforderung: Excel ist ursprünglich nicht für die Prozesssteuerung konzipiert worden. Sobald mehrere Abteilungen, ein höheres Datenvolumen und komplexe Abhängigkeiten ins Spiel kommen, entstehen schnell typische Probleme:

• Fehlende Transparenz: Excel bietet keine Möglichkeit, einzelne Datensätze, Tabellen und Blätter getrennt zu versionieren und eine Versionshistorie anzeigen zu lassen. Es ist oft nicht möglich nachzuvollziehen, wer welche Änderung eingepflegt hat. Es ist auch nicht möglich, Änderungen schriftlich zu begründen, Nutzerrollen nachzuhalten, Eingaben automatisch oder händisch validieren zu lassen und einzelne Änderungen rückgängig zu machen, ohne das gesamte Dokument zurückzusetzen.
• Kollaboration: Die gleichzeitige Bearbeitung eines Excel-Dokumentes kann zu Problemen führen, beispielsweise durch das Überschreiben von Daten und Ergebnissen Anderer. Auch Probleme bei der Synchronisierung oder das Doppeln von Einträgen sind möglich.
• Mangelnde Automatisierung: Obwohl Excel Makros und Formeln unterstützt, sind diese Ansätze im Vergleich zu spezialisierten Tools wenig skalierbar und schwer zu warten. Darüber hinaus sollten Office Makros aus IT-Sicherheitsgründen nicht verwendet werden.
• Fehlende Sicherheitsstandards: Die Zugriffsbeschränkungen und Berechtigungskonzepte von Excel sind limitiert, was zu potenziellen Sicherheitslücken führt.

Kurz gesagt: Mit zunehmender Prozesskomplexität und mehr Beteiligten stößt Excel an seine Grenzen und wird schnell zu einer schwerfälligen, fehleranfälligen und zeitintensiven Lösung. Der vermeintliche Effizienzgewinn wandelt sich in einen Aufwand, der den Prozess eher behindert als unterstützt.

Wann muss man darüber nachdenken, den Prozess mit einem besseren Tool abzulösen?

Der richtige Zeitpunkt für eine Ablösung ist erreicht, wenn Excel nicht mehr als Unterstützung, sondern als Hürde im Prozessmanagement wahrgenommen wird. Typische Anzeichen sind:

• Hoher manueller Aufwand: Wenn die Datenpflege und Fehlerbehebung immer mehr Zeit in Anspruch nehmen.
• Verlust der Datenintegrität: Wenn es wiederholt zu Datenverlusten oder fehlerhaften Berechnungen kommt.
• Mangelnde Skalierbarkeit: Wenn das Excel-Modell nicht mehr in der Lage ist, wachsende Datenmenge (in der Regel ab 20.000 Einträgen - abhängig von der Version und Hardware) performant zu verarbeiten.
• Fehlende Funktionalitäten: Es kommen neue Anforderungen hinzu, die sich nicht in Excel abbilden lassen, beispielsweise die Umsetzung eines Rollen- und Berechtigungskonzeptes, eines Genehmigungsworkflows für bestimmte Eingaben, Eskalierungsstufen oder der Wunsch nach einem Audit Trail.

Excel ist nicht darauf ausgelegt, als zentrales Prozessführungstool zu fungieren. Sobald Prozesse mehr Funktionalität, automatisierte Workflows oder komplexe Freigabe- und Berechtigungskonzepte erfordern, ist es sinnvoll, auf ein spezialisiertes Tool oder eine moderne Cloud-Lösung umzusteigen.

Welchen Mehrwert kann ein spezialisiertes Tool bieten?

Der Einsatz spezialisierter Tools bietet viele Vorteile, die wichtigsten sind:

• Echtzeit-Zusammenarbeit: In Excel entstehen schnell Versionskonflikte, wenn mehrere Personen gleichzeitig an einer Datei arbeiten. Maßgeschneiderte Software-Lösungen ermöglichen dagegen Echtzeit-Zusammenarbeit, so dass Teams ohne Versionsprobleme und jederzeit synchron auf den aktuellen Stand zugreifen können. Auch die automatisierte Pflege eines Audit Trails ist möglich.

• Höhere Datensicherheit: Moderne Anwendungen setzen auf fortschrittliche Verschlüsselungsmethoden und bieten Schutzmechanismen gegen unbefugten Zugriff, Datenverlust oder Cyberangriffe. Durch regelmäßige Sicherheitsupdates und redundante Backup-Systeme wird ein hohes Maß an Datenintegrität gewährleistet.

• Abbildung von Workflows, Rollen und Berechtigungen: Die manuelle Definition und Schulung von Prozessen kann zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Softwarelösungen hingegen ermöglichen eine klare und präzise Abbildung von Prozessen sowie die Zuweisung von Rollen und Berechtigungen direkt in der Anwendung. Dies reduziert nicht nur den Schulungsaufwand für Mitarbeiter, sondern minimiert auch das Risiko von Missverständnissen und Fehlern. Zudem bieten moderne Softwarelösungen Eingabehilfen und Eingabevalidierungen, die sicherstellen, dass nur korrekte und vollständige Daten eingegeben werden.

Ein anschauliches Beispiel bietet eine Software-Lösung, die wir für einen unserer Kunden auf Anfrage entwickelt haben.  Für die Freigabeprüfungen von Substanzen in der Qualitätskontrolle müssen gültige Prüfvorschriften mit den zugehörigen Prüfmethoden und Prüfpunkten als wichtiger Bestandteil eines Validierungsmasterplans vorliegen. Diese müssen versioniert nachgehalten und regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass jede Freigabeprüfung mit der richtigen Methode, und unter Berücksichtigung der korrekten Parameter stattfindet. Unser Kunde hat zur Verwaltung dieser Daten mit einer Excel-Datei gearbeitet, die über die Jahre angewachsen war und zum Zeitpunkt des Projektauftakts über viertausend Einträge enthielt. Für einen Bericht an die Behörden, welcher halbjährlich erstellt werden muss, wurden die Daten händisch, nach Vorgaben der Behörde, formatiert. Auch eine Änderungshistorie, welche parallel in einem weiteren Tabellenblatt festgehalten wurde, war Teil des Berichts. Über den mehrtägigen Zeitraum der Bearbeitung mussten Regelarbeiten an dieser Liste pausiert werden. Die regelmäßige Bearbeitung bestand darin nach Erhalt einer E-Mail, bestimmte Einträge in der Liste zu identifizieren und mit einem  LIMS (Laboratory Information Management System) abzugleichen. Bei Abweichungen wurden diese korrigiert und in die Änderungshistorie eingetragen. Für die Bewertung mussten weitere Exceldateien herangezogen werden. Davon lagen auch mehrere hunderte vor.

Nach einer gemeinsamen ausführlichen Analyse des bestehenden Prozesses, haben wir mit dem Kunden erwägt, ob eine bestehende oder am Markt verfügbare Lösung in Betracht gezogen werden könnte. In diesem Fall waren die Anforderungen und der Prozess zu speziell, sodass sich der Kunde für eine Neuentwicklung entschieden hat. Entsprechend haben wir eine Lösung konzipiert und entwickelt, die dem Kunden hilft, die tägliche Arbeit zu beschleunigen. Mit einem durchdachten Datenmodell wurden Datensätze schnell auffindbar und das Bearbeiten, ohne zwischen Dateien wechseln zu müssen, ermöglicht. Auch das Pflegen einer Änderungshistorie wurde automatisiert und alle relevanten Drittsysteme wurden über Schnittstellen integriert. Das Erzeugen eines Berichts dauert nur noch wenig Minuten, statt mehrere Tage.

INCONSULT: Spezialisierte Prozessmanagementlösungen

Durch unsere langjährige Erfahrung in der Life Science- und Pharmaindustrie ist INCONSULT in der Lage, komplexe Prozesse, die sich im Laufe der Zeit durch kleinschrittige, ad-hoc Lösungen entwickelt und zunehmend unübersichtlich geworden sind, umfassend zu analysieren, zu verstehen und Optimierungspotentiale aufzudecken. Auf dieser Basis konzipieren, entwickeln wir moderne, auf Kundenwünsche angepasste Lösungen, berücksichtigen dabei regulatorische und branchenspezifische Anforderungen und migrieren die vorhandenen Informationen in die neue Lösung. Dabei setzen wir auf moderne Cloud-Technologien und bewährte Frameworks, um eine stabile und sichere Lösung zu garantieren. Auch an den Betrieb und die Weiterentwicklung der Anwendung wird gedacht, automatisierte Installationsprozesse und eine geordnete Codebasis sorgen für einen störungsfreien Lifecycle. Damit stellen wir unseren Qualitätsanspruch sicher.

Wir entwickeln Lösungen mit modernen Cloud-Technologien, da diese wesentlichen Vorteile mit sich bringen. Besonders in den Bereichen Datensicherheit, Compliance und Nutzerverwaltung sind Cloud-Plattformen entscheidend überlegen. Wichtig sind uns Themen wie

• Hohe Datensicherheit: Cloud-Anwendungen setzen auf fortschrittliche Verschlüsselungsmethoden und bieten Schutzmechanismen gegen unbefugten Zugriff, Datenverlust oder Cyberangriffe. Durch regelmäßige Sicherheitsupdates und redundante Backup-Systeme wird ein hohes Maß an Datenintegrität gewährleistet.
• Einhaltung von Compliance- und Datenschutzanforderungen: Cloud-Dienste sind oft speziell darauf ausgelegt, strenge gesetzliche Vorgaben, wie DSGVO oder branchenspezifische Regularien, einzuhalten. Anbieter bieten Zertifizierungen und Audit-Berichte, um sicherzustellen, dass Ihre Daten gemäß den geltenden Vorschriften verarbeitet und gespeichert werden.
• Erweiterte Nutzerverwaltung und Berechtigungskonzepte: Cloud-Lösungen erlauben eine detaillierte Kontrolle darüber, wer auf welche Daten und Funktionen zugreifen kann. Mit rollenbasierten Berechtigungen und Single-Sign-On (SSO) können Sie sicherstellen, dass nur autorisierte Personen bestimmte Informationen einsehen oder bearbeiten.
• Unterstützung von regulatorischen Anforderungen-GmP: Die Pharma Industrie unterliegt strengen Regulierungen. Cloud-Plattformen können durch Audit-Funktionen und Versionierung dabei unterstützen, die erforderlichen Nachweise zu erbringen und gesetzliche Auflagen problemlos zu erfüllen.

Durch umfangreiche Expertise in Softwareentwicklung und in der Konzeptionierung von Lösungsarchitekturen stellen wir sicher, dass unsere Kunden langfristig von der Zusammenarbeit mit INCONSULT profitieren. Unsere Leitprinzipien für die Projektabwicklung sind Zuverlässigkeit, Sicherheit, Kostenoptimierung, Operative Exzellenz, Leistungseffizienz und Nachhaltigkeit.

Fazit

Excel für das Management von Unternehmensprozessen kann in der Anfangsphase nützlich sein, stößt jedoch mit zunehmender Prozesskomplexität und mehr Beteiligten schnell an seine Grenzen. Die Probleme wie fehlende Transparenz, Dateninkonsistenzen und unzureichende Automatisierung zeigen, dass spezialisierte Tools erforderlich sind, um effektives Prozessmanagement zu gewährleisten.

Wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie Ihre Prozesse effizienter gestalten können, bieten wir Ihnen gerne Informationen zu unseren Dienstleistungen und unseren Cloud-Lösungen an. Sprechen Sie mit uns über Ihre Anforderungen und erfahren Sie, wie wir Sie unterstützen können.